Die Hauptansprechpartner und -akteure für die Arbeit des HAW BW e.V. sind die Hochschulleitungen der 24 Mitgliedshochschulen in Baden-Württemberg. Sie entsenden ihre Rektorinnen und Rektoren bzw. Präsidentinnen und Präsidenten und ihre Kanzlerinnen und Kanzler in die Rektoren- bzw. Kanzlerkonferenz. Für diese Mitglieder der Hochschulleitungen ist der Verein Informationsstelle, Dienstleister und Koordinator. Er nimmt dabei die Rolle einer Schnittstelle zum Wissenschaftsministerium und zum politischen Raum in Stuttgart ein. Der Vorstand und die Geschäftsstelle setzen Empfehlungen und Beschlüsse der beiden Konferenzen um und schaffen einen Informationsfluss zwischen den Gremien und anderen Stakeholdergruppen der Wissenschaftslandschaft.  

Die Rektorenkonferenz der HAW (RKH) ist zugleich die Mitgliederversammlung des HAW BW e.V.. Als solches wählt sie den Vorstand, dient dem Informationsaustausch zwischen den Hochschulleitungen, erarbeitet gemeinsame Positionen zu jeweils aktuellen, alle betreffenden Fragestelllungen, Herausforderungen und Entwicklungen sowie zu einschlägigen Gesetzesvorhaben.  Dabei wird die Rektorenkonferenz von der Geschäftsstelle und dem Justitiariat unterstützt.

Die RKH kann für konkrete Aufgaben ständige und befristete eigene Arbeitsgruppen einrichten, die der Konferenz berichten. Auch über die Nominierung und/oder Entsendung von Mitgliedern zur Vertretung von HAW-Interessen in Gremien Dritter entscheidet die RKH. Die RKH nimmt den jährlichen Bericht das entscheidende Gremium, wenn es um gemeinsame Strategieentwicklung der HAW geht. Sie fällt eine große Zahl von personellen Entscheidungen zur Besetzung von Gremien und Arbeitsgruppen der HAW sowie zur Entsendung von Personen in Landesgremien. Der HAW BW e.V. und seine Geschäftsstelle unterstützen die Konferenz in allen Belangen und dokumentieren die Arbeit der Gremien.

Der HAW BW e.V. erfüllt mit der Rektorenkonferenz die offizielle Funktion der Landesrektorenkonferenz für die HAW. Er ist damit der legitimierte Ansprechpartner und Vertreter gegenüber der Landesregierung und dem für die Hochschulen zuständigen Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg.

Das Justitiariat im HAW BW e.V. leistet im Rahmen seiner Kapazitäten Beratung bei der Anwendung und Implementierung der rechtlichen Rahmenbedingungen an den Hochschulen. Es arbeitet gemeinsam mit den Vorständen der Konferenzen und dem Team des HAW BW e.V. kontinuierlich an Vorschlägen zur Verbesserung der Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, die für die Hochschulen maßgeblich sind und nimmt in Abstimmung mit dem Vorstand und der RKH zu Gesetzgebungsverfahren Stellung. Dies geschieht im Rahmen der offiziellen Anhörungsverfahren bei gesetzgeberischen Initiativen von Land oder Bund und durch eigeninitiative Vorschläge an die Gesetzgeber und/oder die zuständigen Ministerien. Dabei werden vergleichend die Entwicklungen des Hochschulrechts in den sechzehn Bundesländern und auf Bundesebene laufend im Blick behalten. Darüber  hinaus zählt es zu den Aufgaben des Justitariats, die Hochschulleitungen möglichst frühzeitig auf veränderte rechtliche Rahmenbedingungen aufmerksam zu machen und diese bei der Umsetzung von Neuerungen (z.B. durch die Entwicklung von Mustervorlagen) zu unterstützen.

Der HAW BW e.V. beschäftigt sich neben dem direkten Gremienoutput (Vorstände, Konferenzen, Arbeitsgruppen) auch mit der HAW-Landschaft insgesamt. Einerseits informiert und berät er die Hochschulleitungen zu hochschulpolitischen Entwicklungen, sammelt und bündelt Informationen und gibt diese an die Hochschulleitungen weiter. Andererseits/zum anderen bereitet er Informationen aus den Mitgliedshochschulen auf und stellt diese beispielweise dem Landtag oder dem Wissenschaftsministerium bei landesweiter Bedeutung zur Verfügung. Dies geschieht bei kleinen oder großen Anfragen aus dem Landtag an die Landesregierung sowie bei Anfragen des zuständigen Ministeriums nach kumulierten Informationen und Einschätzungen aus allen HAW oder vom Vorstand. Die Geschäftsstelle sorgt für Informationsflüsse aus und in die Konferenzen und an andere Akteure und Arbeitskreise.

Die Mitgliedshochschulen des HAW BW e.V. betreiben und unterhalten (außer der Geschäftsstelle des Vereins) mehrere gemeinsame, jeweils auf bestimmte Themen und Aufgaben spezialisierte Service-Einrichtungen im Land. Diese sind räumlich und arbeitsrechtlich i.d.R. an einer der Mitgliedshochschulen angesiedelt. Der dortige Rektor, die Rektorin oder Präsident/Präsidentin nimmt insofern die Vorgesetztenaufgaben gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieser Service-Einrichtungen wahr.

Gleichzeitig berichten die Leiterinnen und Leiter der Service-Einrichtungen über die Geschäftsstelle an die RKH und/oder andere Konferenzen oder AGs im HAW BW e.V..

Die Finanzierung der Basisausstattung dieser Service-Einrichtungen wird überwiegend von den Mitgliedshochschulen gemeinschaftlich oder vom Land getragen. Darüber hinaus bemühen sich deren Leitungen, die Sitz- und Mitgliedshochschulen sowie der Verein um bessere Finanzierung durch das Land, durch Mittel Dritter und über Projektmittel. Für die Beschlussfassung über strukturelle Veränderungen oder von veränderten Finanzierungsmodalitäten und/oder –umfängen der Service-Einrichtungen wird die RKH durch eine ständige Kommission der RKH und der KKH beraten (Strukturkommission).